مدیر یک شرکت واردکننده پس از دریافت پروفرمای تأمین‌کننده، قیمت فروش کالا را برآورد می‌کند. هزینه حمل افزایش می‌یابد و فاکتورهای گمرک و ترخیص بعداً می‌رسند. وقتی کالا وارد انبار می‌شود، قیمت واقعی آن با عددی که مبنای تصمیم اولیه بوده تفاوت دارد. اگر این اختلاف به‌درستی محاسبه نشود، ممکن است فروش ظاهراً سودآور باشد، اما نتیجه مالی سفارش چیز دیگری نشان دهد.
چالش اصلی، جمع زدن چند هزینه نیست؛ باید مشخص شود هر هزینه به کدام کالا و محموله مربوط است. یک نرم افزار بازرگانی خارجی زمانی کاربرد دارد که بتواند اطلاعات قرارداد، مسیر کالا، پرداخت‌ها و هزینه‌های واردات را به یک سفارش مشخص متصل نگه دارد.
چرا قیمت خرید خارجی، بهای واقعی کالا نیست؟
مبلغ پروفرما معمولاً تنها نقطه شروع محاسبه است. هزینه‌های حمل بین‌المللی، بیمه، گمرک، ترخیص و حمل داخلی نیز ممکن است بر بهای قابل انتساب به کالا اثر بگذارند. بعضی هزینه‌ها تا زمان ترخیص قطعی نمی‌شوند. بنابراین مدیر به دو تصویر نیاز دارد: هزینه برآوردی برای تصمیم خرید و بهای واقعی براساس اسناد و مبالغ ثبت‌شده.
از پروفرما تا ترخیص؛ یک سفارش با چندین سند
اطلاعات معامله ممکن است میان ایمیل‌ها، فایل‌های Excel و مدارک کاغذی پراکنده باشد. پارمیس استار امکان ثبت پروفرما، اطلاعات فروشنده خارجی، نوع قرارداد، شرایط پرداخت و اینکوترمز را دارد. مدارک حمل، گمرک و پرداخت نیز می‌توانند به پرونده سفارش پیوست شوند تا مسیر آن از توافق اولیه تا ورود کالا قابل پیگیری بماند.
تسهیم هزینه‌های مشترک؛ مسئله‌ای مهم‌تر از ثبت هزینه
فرض کنید یک محموله شامل چند کالای متفاوت است یا هزینه حمل مشترکی برای دو پروفرما پرداخت شده است. تقسیم مساوی آن هزینه میان همه اقلام الزاماً نتیجه درستی نمی‌دهد. بسته به ماهیت هزینه، ممکن است تقسیم براساس تعداد، مبلغ کالا یا روش تعریف‌شده دیگری مناسب‌تر باشد.
در زیرسیستم بازرگانی خارجی پارمیس، هزینه‌هایی مانند حمل، بیمه، گمرک و ترخیص ثبت و بر یک پروفرما، چند پروفرما یا اقلام انتخابی تسهیم می‌شوند. کاربر می‌تواند اثر هر هزینه را بر بهای اقلام بررسی کند و هزینه‌های هنوز تسهیم‌نشده را بشناسد.
محاسبه بها با ورود تدریجی هزینه‌ها
هزینه‌های یک واردات معمولاً هم‌زمان قطعی نمی‌شوند. ممکن است پیش از حمل، مبلغ بیمه معلوم باشد، اما هزینه نهایی ترخیص بعداً ثبت شود. پارمیس استار امکان ثبت تدریجی هزینه‌ها و تکمیل محاسبه بهای تمام‌شده در مراحل مختلف را فراهم می‌کند. گزارش مقایسه برآورد اولیه با هزینه واقعی نیز نشان می‌دهد اختلاف در کدام بخش شکل گرفته است. برای قیمت‌گذاری، برآورد اولیه باید پس از ثبت هزینه‌های نهایی بازنگری شود.
کالاهای در راه؛ موجودی‌ای که هنوز وارد انبار نشده
کالایی که از تأمین‌کننده خریداری شده، ممکن است هفته‌ها در مسیر حمل، گمرک یا باربری باشد. اگر وضعیت آن فقط در مکاتبات باشد، واحد فروش از موعد دسترسی به کالا مطمئن نخواهد بود.
پارمیس استار با تعریف انبارهای در راه و ثبت اطلاعات جابه‌جایی، امکان مشاهده وضعیت محموله‌ها و پیگیری سفارش‌های معوق یا متوقف‌شده را فراهم می‌کند. موجودی در راه البته با موجودی آماده فروش یکسان نیست؛ تاریخ و شرایط ورود کالا باید پیش از تعهد تحویل به مشتری بررسی شود.
عملیات ارزی و ریالی؛ دو گزارش از یک معامله
خرید ممکن است یورویی، هزینه‌های جانبی ریالی و تسویه فروشنده چندمرحله‌ای باشد. در چنین وضعیتی، نگهداری مبلغ ارزی در کنار معادل ریالی، مانده حساب و تاریخ تسویه ضروری است.
راهکار ارائه‌شده از سوی فناوری اطلاعات پارمیس ثبت اسناد با ارزهای مختلف، کنترل مانده‌های ارزی و ریالی و مدیریت تسعیر ارز را پشتیبانی می‌کند. تغییر نرخ ارز می‌تواند در گزارش‌های مالی اثر داشته باشد، اما آثار تسعیر باید متناسب با قواعد حسابداری، از هزینه‌های قابل انتساب به موجودی تفکیک و بررسی شوند.
سودآوری سفارش را چگونه بررسی کنیم؟
دو تأمین‌کننده ممکن است برای یک کالا قیمت ارزی یکسانی پیشنهاد دهند، اما هزینه حمل، ترخیص و زمان تحویل متفاوتی داشته باشند. گزارش‌های پارمیس استار امکان بررسی بهای تمام‌شده به تفکیک کالا، پروفرما و محموله و مقایسه سفارش‌ها را فراهم می‌کنند.
داشبورد مدیریتی نیز وضعیت سفارش‌های باز، کالاهای در راه، هزینه‌های تسهیم‌نشده و اطلاعات سودآوری را کنار هم نشان می‌دهد. برای ارزیابی سود، هزینه‌های مرتبط و درآمد فروش باید درست ثبت شده باشند؛ بهای واردات به‌تنهایی سود خالص شرکت را مشخص نمی‌کند.
ارتباط حسابداری و انبار چرا اهمیت دارد؟
اگر کارشناس بازرگانی هزینه حمل را در فایلی جداگانه ثبت کند و حسابدار همان مبلغ را دوباره وارد سیستم کند، احتمال اختلاف افزایش می‌یابد. اتصال بازرگانی خارجی به انبار و نرم افزار حسابداری کمک می‌کند گردش کالا، هزینه‌ها و ثبت‌های مالی به یک مسیر اطلاعاتی مرتبط باشند.
مدیر می‌تواند بررسی کند هزینه هر قلم از کدام سند آمده و آیا همه هزینه‌های مرتبط به سفارش تخصیص یافته‌اند یا خیر.
قیمت‌گذاری را بر مبنای هزینه قابل پیگیری انجام دهیم
مدیریت واردات و صادرات به صدور فاکتور ارزی محدود نیست. پروفرما، حمل، ترخیص، تسویه و ورود کالا هرکدام بخشی از هزینه و نتیجه مالی معامله را شکل می‌دهند. پارمیس استار با ثبت این مراحل و تسهیم هزینه‌های جانبی، امکان بررسی دقیق‌تر بهای واقعی کالا را فراهم می‌کند.
برای ارزیابی نرم‌افزار، بهتر است در جلسه دمو یک محموله واقعی، شامل چند قلم کالا، هزینه مشترک، پرداخت ارزی و ورود مرحله‌ای، از پروفرما تا گزارش بهای تمام‌شده دنبال شود. این بررسی میزان تناسب راهکار با فرآیند شرکت را روشن می‌کند.